Droits et responsabilités en matière de liberté d'information (FOIA)

Les droits des demandeurs et les responsabilités du département des ressources fauniques de Virginie en vertu de la loi sur la liberté de l'information de Virginie

La loi de Virginie sur la liberté de l'information (FOIA), qui figure à l'article 2.2-3700 et seq. du code de Virginie, garantit aux citoyens du Commonwealth et aux représentants des médias l'accès aux documents publics détenus par les organismes publics, les fonctionnaires et les employés de l'État.

Un document public est un écrit ou un enregistrement - qu'il s'agisse d'un document papier, d'un fichier électronique, d'un enregistrement audio ou vidéo, ou de tout autre format - préparé ou détenu par un organisme public ou ses fonctionnaires, employés ou agents dans le cadre de l'exercice d'une activité publique. Tous les documents publics sont présumés ouverts et ne peuvent être retenus que si une exemption statutaire spécifique s'applique.

La politique de la FOIA stipule que l'objectif de la FOIA est de promouvoir une sensibilisation accrue de toutes les personnes aux activités gouvernementales. Dans le cadre de cette politique, la FOIA exige que la loi soit interprétée de manière libérale, en faveur de l'accès, et que toute exemption permettant de ne pas divulguer des documents publics soit interprétée de manière restrictive.

Vos droits en vertu de la loi sur la liberté de l'information (FOIA)

• Vous avez le droit de demander à consulter ou à recevoir des copies de documents publics, ou les deux.
• Vous avez le droit de demander que les frais liés aux documents demandés soient estimés à l'avance. Les organismes publics doivent informer le demandeur par écrit qu'ils peuvent facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demander au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés.
• Si vous estimez que vos droits en matière de FOIA ont été violés, vous pouvez déposer une requête auprès d'un tribunal de district ou de circuit afin d'obtenir le respect de la FOIA. Vous pouvez également contacter le Conseil de la liberté de l'information (FOIA) pour obtenir un avis consultatif non contraignant. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone au (804) 698-1810 ou au numéro vert 1-866-448-4100.

Demande d'archives auprès du département des ressources fauniques de Virginie

• Vous pouvez demander des documents par courrier américain, par télécopie, par courrier électronique, en personne ou par téléphone - la FOIA n'exige pas que vous utilisiez une méthode particulière pour transmettre votre demande. La FOIA n'exige pas non plus que votre demande soit faite par écrit, ni que vous indiquiez que vous demandez des documents en vertu de la FOIA.
  • D'un point de vue pratique, il peut être utile, tant pour vous que pour la personne qui reçoit votre demande, de formuler votre demande par écrit. Cela vous permet d'enregistrer votre demande. Elle nous permet également de savoir clairement quels documents vous demandez, afin d'éviter tout malentendu résultant d'une demande verbale. Toutefois, nous ne pouvons pas refuser de répondre à votre demande de FOIA si vous choisissez de ne pas la formuler par écrit.
• Votre demande doit identifier les documents que vous recherchez avec une « précision raisonnable ». Il s'agit d'une norme de bon sens. Elle ne fait pas référence au volume ou au nombre de documents que vous demandez et ne les limite pas ; elle exige au contraire que vous soyez suffisamment précis pour que nous puissions identifier et localiser les documents que vous recherchez.
• Votre demande doit porter sur des dossiers ou des documents existants. La FOIA vous donne le droit d'inspecter ou de copier des documents; elle ne s'applique pas à une situation où vous posez des questions générales sur le travail du Department of Wildlife Resources, et n'oblige pas le Department of Wildlife Resources à créer un document qui n'existe pas.
• Vous pouvez choisir de recevoir des documents électroniques dans n'importe quel format utilisé par le département des ressources fauniques dans le cadre de ses activités normales.
  • Par exemple, si vous demandez des documents conservés dans une feuille de calcul Excel, vous pouvez choisir de recevoir ces documents par voie électronique, par courrier électronique, sur un disque informatique ou une clé USB, ou de recevoir une copie imprimée de ces documents.
• Si nous avons des questions concernant votre demande, veuillez coopérer aux efforts du personnel pour clarifier le type de dossiers que vous recherchez, ou pour tenter de parvenir à un accord raisonnable sur la réponse à une demande importante. Faire une demande FOIA n’est pas un processus conflictuel, mais nous devrons peut-être discuter avec vous de votre demande pour nous assurer que nous comprenons quels documents vous recherchez.

Pour demander des documents au Department of Wildlife Resources (DWR), vous pouvez adresser votre demande à Jessica Schiarelli, responsable FOIA du DWR. Vous pouvez la contacter en utilisant le formulaire ci-dessous ou à l'adresse foia@dwr.virginia.gov, ou par téléphone au (804) 367-0077. Vous pouvez également la contacter si vous avez des questions concernant la demande de documents auprès du département des ressources fauniques.

En outre, le Conseil consultatif sur la liberté d'information est à votre disposition pour répondre à vos questions sur le fonctionnement de la FOIA. Le Conseil a été créé au sein de la branche législative du gouvernement de l'État pour émettre des avis sur le fonctionnement et l'application de la FOIA, pour publier des documents éducatifs et pour dispenser des formations sur la FOIA. Toutefois, sachez que le Conseil n'est pas un dépositaire de documents et ne traite pas les demandes de documents pour le compte d'autres organismes publics. Le Conseil peut être contacté par courrier électronique à l'adresse foiacouncil@dls.virginia.gov, ou par téléphone au (804) 698-1810 ou au numéro vert 1-866-448-4100.

Vous pouvez également faire part de vos commentaires concernant la qualité de l'assistance que vous avez reçue dans le cadre de votre demande de documents publics en envoyant un formulaire de commentaires publics au Conseil FOIA. Le formulaire est disponible sur le site du Conseil FOIA. Le formulaire comprend des instructions sur la manière de le soumettre.

Les responsabilités du département des ressources fauniques pour répondre à votre demande

• Le Department of Wildlife Resources doit répondre à votre demande dans les cinq jours ouvrables suivant sa réception. "Le premier jour est considéré comme le jour ouvrable suivant la réception de votre demande. La période de cinq jours ne comprend pas les week-ends, les jours fériés et les autres jours de fermeture du Department of Wildlife Resources.
• La raison de votre demande d'archives publiques n'a pas d'importance, et vous n'avez pas à indiquer pourquoi vous voulez les archives avant que nous ne répondions à votre demande. La FOIA autorise toutefois le Department of Wildlife Resources à vous demander de fournir votre nom et votre adresse légale.
• La FOIA exige que le Department of Wildlife Resources apporte l'une des réponses suivantes à votre demande dans le délai de cinq jours :
  1. Nous vous fournissons les documents que vous avez demandés.
  2. Nous ne divulguons pas tous les documents que vous avez demandés, car ils font tous l'objet d'une exemption statutaire spécifique. Si tous les documents sont retenus, nous devons vous envoyer une réponse par écrit. Cet écrit doit identifier le volume et l'objet des documents retenus, et indiquer la section spécifique du code de Virginie ou de toute autre loi applicable qui nous autorise à retenir les documents.
  3. Nous fournissons certains des documents que vous avez demandés, mais nous en retenons d'autres. Nous ne pouvons pas retenir l'intégralité d'un document si seule une partie de celui-ci est soumise à une exemption. Dans ce cas, nous pouvons expurger la partie du dossier qui peut être retenue et nous devons vous fournir le reste du dossier. Nous devons vous fournir une réponse écrite indiquant la section spécifique du code de Virginie ou de toute autre loi applicable qui permet de ne pas divulguer certaines parties des documents demandés.
  4. Nous vous informons par écrit que les documents demandés sont introuvables ou inexistants (nous ne possédons pas les documents que vous avez demandés). Toutefois, si nous savons qu'un autre organisme public détient les documents demandés, nous devons inclure les coordonnées de l'autre organisme public dans notre réponse.
  5. S'il est pratiquement impossible pour le Department of Wildlife Resources de répondre à votre demande dans le délai de cinq jours, nous devons l'indiquer par écrit en expliquant les conditions qui rendent la réponse impossible. Nous disposerons ainsi de sept jours ouvrables supplémentaires pour répondre à votre demande, soit un total de 12 jours ouvrables pour répondre à votre demande. Dans le cas des dossiers d'enquête criminelle demandés en vertu des articles 2.2-3706.1 du code de Virginie, nous disposons d'un délai supplémentaire de 60 jours ouvrables pour répondre à votre demande, soit un total de 65 jours ouvrables pour répondre à votre demande.
• Si vous faites une demande pour laquelle nous déterminons qu'en raison du volume des documents demandés ou de la recherche des documents demandés, nous ne pouvons pas répondre à votre demande dans un délai de 12 jours ouvrables sans perturber nos autres responsabilités organisationnelles, nous vous contacterons pour faire un effort raisonnable afin de parvenir à un accord sur la date à laquelle nous produirons les documents. Toutefois, si nous ne parvenons pas à un tel accord, nous pouvons demander à la Cour un délai supplémentaire pour répondre à votre demande.

Charges

• Un organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas le coût réel encouru pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés. Aucun organisme public n'impose de frais ou de dépenses supplémentaires, intermédiaires ou excédentaires pour couvrir les coûts généraux liés à la création ou à la tenue de dossiers ou à la conduite des affaires générales de l'organisme public. Les frais de duplication facturés par un organisme public ne doivent pas dépasser le coût réel de la duplication. Avant de procéder à une recherche de documents, l'organisme public informe le demandeur par écrit que l'organisme public peut facturer des frais raisonnables ne dépassant pas les coûts réels encourus pour l'accès, la duplication, la fourniture ou la recherche des documents demandés et demande au demandeur s'il souhaite obtenir une estimation des coûts avant la fourniture des documents demandés, conformément à la sous-section F de l'article 2.2-3704 du code de la Virginie.
• Il se peut que vous deviez payer pour les documents que vous demandez au Department of Wildlife Resources. FOIA nous permet de facturer les coûts réels de réponse aux demandes FOIA. Il s'agit par exemple du temps passé par le personnel à rechercher les documents demandés, des frais de copie ou de tout autre coût directement lié à la fourniture des documents demandés. Les frais ne peuvent pas inclure les frais généraux.
• Si nous estimons que le coût pour répondre à votre demande dépasse 200 dollars, nous pourrions vous demander de verser un acompte, qui ne dépassera pas le montant estimé, avant de traiter votre demande. Les cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande n'incluent pas le temps compris entre le moment où nous demandons un acompte et celui où vous répondez.
• Vous pouvez nous demander d'estimer à l'avance les frais liés à la fourniture des documents que vous avez demandés. Cela vous permettra de connaître à l'avance les coûts éventuels ou vous donnera la possibilité de modifier votre demande afin de réduire les coûts estimés. Le délai de cinq jours dont nous disposons pour répondre à votre demande ne comprend pas le temps écoulé entre le moment où nous vous envoyons le devis et celui où vous y répondez. Si vous ne répondez pas dans les 30 jours, votre demande sera considérée comme retirée.
• Si vous nous devez de l'argent à la suite d'une précédente demande FOIA qui est restée impayée pendant plus de 30 jours, le Department of Wildlife Resources peut exiger le paiement de la facture en souffrance avant de répondre à votre nouvelle demande FOIA.

Types d'enregistrements

Vous trouverez ci-dessous une description générale des types de documents détenus par le département des ressources fauniques :

• Dossiers du personnel concernant les employés et les fonctionnaires du département des ressources fauniques
• Registres des contrats conclus par le département des ressources fauniques
• Documents relatifs à la faune, aux habitats, à la gestion de la faune et des habitats, à la chasse, à la pêche, au piégeage et à la navigation de plaisance.
• Documents relatifs aux terrains, aux rampes de mise à l'eau et aux autres installations que le département des ressources fauniques possède et/ou gère.
• Documents relatifs aux activités d'application de la loi de la police de la conservation de la Virginie
• Documents relatifs aux publications, aux médias sociaux et aux campagnes de marketing du Department of Wildlife Resources (département des ressources fauniques)
• Documents relatifs aux opérations financières du département

Si vous n'êtes pas sûr que le Department of Wildlife Resources possède le(s) document(s) que vous recherchez, veuillez contacter directement Jessica Schiarelli, responsable FOIA du DWR, à l'adresse suivante : foia@dwr.virginia.gov , ou (804) 367-0077, ou le Department of Wildlife Resources, Attn : FOIA Compliance Officer, P.O. Box 90778, Henrico, Virginia 23228-0778.

Exemptions couramment utilisées

Le code de Virginie permet à tout organisme public de ne pas divulguer certains documents. Bien que le département des ressources fauniques soit autorisé à invoquer toute exemption autorisée par la loi pour répondre à une demande au titre de la FOIA, il retient généralement les documents soumis aux exemptions suivantes :

• Dossiers du personnel (§ 2.2-3705.1 (1) du code de la Virginie)
• Documents soumis au secret professionnel (§ 2.2-3705.1 (2)) ou le produit du travail d'un avocat (§ 2.2-3705.1 (3))
• Informations confidentielles du fournisseur (§ 2.2-3705.1 (6))
• Dossiers relatifs à la négociation et à l'attribution d'un contrat, avant l'attribution du contrat (§ 2.2-3705.1 ). (12))
• Dossiers d'enquête criminelle relatifs à une enquête ou une procédure criminelle en cours (§ 2.2-3706.1(C))
• L'identité de toute personne fournissant des informations sur un crime ou une activité criminelle en promettant l'anonymat (§ 2.2-3706(C))
• Autres exclusions applicables aux dossiers des services répressifs (§ 2.2-3706(B))
• Informations sur la localisation spécifique des espèces végétales et animales, des communautés naturelles et des grottes rares, menacées, en danger ou autrement en péril (§ 2.2-3705.7(10))

Politique relative à l'utilisation des exemptions

• La politique générale du département des ressources fauniques est d'invoquer l'exemption des documents personnels dans les cas où elle s'applique afin de protéger la vie privée des employés et des fonctionnaires du département des ressources fauniques.
• La politique générale du Department of Wildlife Resources est d'invoquer l'exemption relative aux négociations contractuelles chaque fois qu'elle s'applique afin de protéger la position et la stratégie de négociation du Department of Wildlife Resources.
• La politique générale du département des ressources fauniques est d'invoquer les exemptions liées aux dossiers des forces de l'ordre pour protéger la sécurité et les droits des victimes de crimes, la sécurité des témoins de crimes, la capacité des forces de l'ordre à enquêter sur les crimes et la capacité à poursuivre efficacement les crimes.
• La politique générale du Department of Wildlife Resources est d'invoquer les exemptions liées aux sites spécifiques des espèces végétales et animales rares, menacées, en danger ou autrement en péril, des communautés naturelles et des grottes, afin de protéger ces ressources contre les dommages ou les prises intentionnelles.

Révisé en janvier 9, 2023