Charte du comité des finances, de l'audit et de la conformité

22 janvier 2026

Le conseil des ressources de la faune sauvage constitue et établit par la présente un comité des finances, de l'audit et de la conformité (ci-après dénommé "le comité") dont l'autorité, la responsabilité et les tâches spécifiques sont décrites ci-dessous.

Objet :

Le comité des finances, de l'audit et de la conformité doit procéder à des examens initiaux et continus des questions relatives aux audits internes et externes et à la situation financière, à court et à long terme, du département des ressources fauniques (DWR). Les examens d'audit porteront sur le respect des politiques du Conseil, des pratiques comptables et des procédures d'audit, sur l'adéquation des rapports financiers et des informations communiquées, sur les dépenses du directeur et sur les violations de la loi. Les évaluations financières se concentreront sur la mise en œuvre des budgets annuels du département tels qu'ils ont été approuvés par le conseil d'administration, ainsi que sur les besoins de financement à long terme du département. Le comité élabore et soumet à l'ensemble du conseil d'administration, pour examen, des rapports, des projets de politiques et/ou des recommandations concernant les audits et les finances du département.

Composition :

Le comité est composé d'au moins trois et de plus de cinq membres nommés par le président du conseil d'administration. Le président peut également nommer des membres suppléants, qui sont pris en compte pour le calcul du quorum et ne votent qu'en l'absence des membres titulaires. Ces membres doivent être indépendants de la direction et des cadres opérationnels. La majorité des membres doit avoir des compétences financières. L'un des membres est désigné par le président du conseil d'administration pour présider le comité. Le quorum du comité est constitué par la majorité des membres.

Autorité :

La commission est habilitée à enquêter sur toute activité du DWR et tous les employés sont tenus de coopérer à la demande des membres de la commission. Le Comité, avec l'approbation du Conseil, est habilité à demander l'assistance de personnes ayant des compétences particulières dans ces domaines, si nécessaire, pour l'aider à s'acquitter de ses responsabilités.

Responsabilité :

Le comité doit servir de point focal pour la communication entre le conseil d'administration, le responsable du contrôle de conformité, les auditeurs externes et la direction de DWR dans le cadre de leurs fonctions liées à la comptabilité financière, à l'établissement de rapports, à la gestion des risques et aux contrôles. La commission doit aider le conseil d'administration à s'acquitter de ses responsabilités fiduciaires en ce qui concerne les politiques comptables et les pratiques d'information de DWR et de toutes ses filiales, ainsi que le caractère suffisant de l'audit y afférent. Il doit être le principal agent du conseil d'administration pour garantir la qualité du contrôle de conformité, l'intégrité de la gestion, ainsi que l'adéquation et la transparence des informations financières et opérationnelles. La possibilité pour le responsable du contrôle de conformité, les auditeurs externes ou les personnes compétentes dans ces domaines de rencontrer l'ensemble du conseil d'administration, si nécessaire, ne doit toutefois pas être restreinte.

Réunions :

Le comité se réunit généralement au moins quatre fois par exercice fiscal, et autant de fois qu'il le juge nécessaire. Un nombre inférieur de réunions peut être approuvé par le conseil d'administration en cas de circonstances atténuantes. Si nécessaire ou souhaitable, le président peut demander que des membres de la direction, le responsable du contrôle de conformité et les représentants des auditeurs externes soient présents aux réunions du comité. Le responsable du contrôle de conformité est invité à participer à toute réunion du comité liée à ses responsabilités de surveillance en matière d'audit, d'information financière, de gestion des risques ou de structure de contrôle interne.

Procès-verbal :

Le procès-verbal de chaque réunion doit être préparé et envoyé aux membres du comité et approuvé lors des réunions suivantes.

Tâches spécifiques :

Le comité doit être informé et vigilant dans l'accomplissement des tâches suivantes :

Examiner les implications budgétaires et financières des plans tactiques et stratégiques de la direction soumis à l'ensemble du conseil d'administration.
Examiner tout rapport du comité des finances, de l'audit et de la conformité du DWR. Examiner les recommandations, leur mise en œuvre et leur suivi avec le responsable du contrôle de conformité.
Le président du comité ou la personne désignée sera le point de contact du conseil avec les auditeurs externes et rencontrera ces derniers lors des conférences d'entrée et de sortie et à d'autres moments si nécessaire ou à la demande des auditeurs externes.
Le président du comité ou la personne désignée examinera avec la direction et les auditeurs externes, si nécessaire ou souhaitable, à l'issue de leur audit, les résultats financiers de l'année ou de la période faisant l'objet de l'audit.
Examinez toute déficience constatée par les auditeurs externes dans les procédures et contrôles de traitement électronique des données de l'agence, toute difficulté sérieuse rencontrée par les auditeurs externes avec la direction lors de la réalisation de l'audit et toute déficience constatée par les auditeurs externes dans la structure de contrôle interne.
Examiner les rapports d'activité du responsable du contrôle de conformité.
Examiner avec la direction de l'agence, le responsable du contrôle de conformité et toute autre entité ou personne qu'il juge nécessaire, les politiques et procédures générales de l'agence visant à garantir raisonnablement l'adéquation des contrôles internes en matière de comptabilité et d'information financière, y compris les contrôles relatifs aux dépenses du directeur exécutif et à l'utilisation des actifs de l'agence.
Examiner avec le responsable du contrôle de conformité les constatations importantes, l'état actuel et les mesures correctives prises par la direction à la suite de tout contrôle de conformité.
Gérer la fonction d'audit interne du département, y compris l'examen et l'approbation de la charte de l'audit interne, du plan de travail annuel de l'audit, des rapports et des recommandations. L'auditeur interne est placé sous l'autorité fonctionnelle du président du comité et sous l'autorité administrative du directeur du département ou de la personne désignée. Le comité établit des critères de performance et d'évaluation pour l'auditeur interne et procède à des évaluations annuelles de la performance de l'auditeur avec le directeur. Le président du comité participe avec le directeur aux décisions concernant la nomination de l'auditeur interne, et le directeur doit obtenir l'approbation du comité avant de nommer ou de révoquer l'auditeur interne.
Lancer toute enquête spéciale sur la violation du code d'éthique et de conduite du Conseil, les conflits d'intérêts et le non-respect des lois et réglementations fédérales, étatiques et locales.
Évaluer les audits et les examens réalisés par d'autres entités gouvernementales qui portent sur des questions financières ou de conformité.
Examiner avec le bureau du procureur général, au moins une fois par an, l'état des questions juridiques susceptibles d'avoir un impact significatif sur la situation financière de l'agence.
Rencontrer en privé le responsable du contrôle de conformité et l'auditeur interne du département chaque année, s'il le juge nécessaire.
Soumettre au conseil d'administration les résultats de l'exercice des fonctions susmentionnées et soumettre au conseil d'administration toute conclusion ou recommandation que le comité pourrait formuler.